Een beeld zegt meer dan 1000 woorden. Dat weten we ondertussen allemaal. Wanneer je dus in een presentatie over bijvoorbeeld armoede niet enkel wilt informeren maar je publiek ook emotioneel raken, dan gebruik je best beelden van het probleem – foto’s van mensen in benarde situaties. Je hebt woorden nodig om te informeren en het verhaal te vertellen, maar je hebt beelden nodig om aandacht te trekken en je boodschap te doen plakken, toch? Niet noodzakelijk. Dynamische, of bewegende letters zijn een krachtige en creatieve manier om emotie toe te voegen, een gemoedstoestand te creëren, dingen te benadrukken, enz. op een manier die een verhaal versterkt op een super visuele manier door enkel letters en beweging te gebruiken.
Een voorbeeld: een ontzettend leuke, korte presentatie dat een beklijvend verhaal vertelt en enkel letters en muziek gebruikt. The Girl Effect.
Presentaties hebben een nauwere relatie met reclameborden dan enig ander medium. Pendelaars die langs een reclamebord rijden moeten de informatie zeer snel verwerken. Stel je een reclamebord vol bullets voor: bestuurders zouden crashen terwijl ze er iets uit proberen op te maken.
Vraag jezelf af of je boodschap kan verwerkt worden binnen de drie seconden. Je publiek moet onmiddellijk de betekenis van je slide vaststellen voor het haar aandacht terug op jou richt. Ter vergelijking: toen reclameborden eerst verschenen ontstond er een gigantische publieke bezorgdheid over de veiligheid van bestuurders en visuele vervuiling van het landschap. Verbazingwekkend hoe weinig protest er is tegen visuele vervuiling van congreszalen.
Eén cruciaal element in reclameborden dat ik wil toelichten is het lettertype. Sommigen zeggen dat dit de moeite niet waard is om extra aandacht aan te besteden, anderen zeggen dat dit net het punt is waar professionals afstand nemen van amateurs. Het is een feit: lettertypes zijn een fundamenteel onderdeel van onze cultuur sinds eeuwen. Mensen kunnen op een natuurlijke en gemakkelijke wijze herkennen wanneer het gebruik van lettertype gebalanceerd en goed aangewend is. Kijk naar Apple en Adobe, twee firma’s die zweren bij een weloverwogen gebruik van lettertype.
Ieder lettertype heeft zijn eigen persoonlijkheid: serieus of speels, statig of vriendelijk, sterk of nederig. Hieronder zie je twee lettertypes: bekijk ze eens en bestudeer ze.
Let op de hoogte en het gewicht. Kijk naar de verschillende vormen die de ‘ascender’ en de ‘descender’ creëren. Kijk naar de unieke vormen in de negatieve ruimte van de letters, de ‘counters’. Er zijn twee grote groepen lettertypes: de ’serifs’ en de ’sans serifs’. De ’serif’ is het kleine voetje dat de verschillende letters quasi met elkaar verbind. ‘Sans serif’, zonder voetje, is groter, steviger. Ze worden vaak in kinderboeken gebruikt vanwege hun eenvoud. Sommigen vinden ze moeilijker leesbaar, dus worden ze vooral gebruikt in hun grote versies: in titels en op … reclameborden. Ik vind ’sans serif’ lettertypen het best geschikt voor presentaties.
Er is een speciale uitdaging verbonden met het geven van presentaties. Als verteller heb je een heel verhaal in je hoofd, een hele redenering. Dat verhaal is vaak het verhaal van stevig onderzoek, of een jarenlange expertise in een vak. Diverse impulsen, hersenkronkels, hebben je presentatie gemaakt tot wat ze is.
Gevaar: voor je publiek kunnen die hersenkronkels als volgt overkomen:
Daarom het volgende: voorzie voldoende wegwijzers voor je publiek. Zorg ervoor dat ze weten waar ze aan toe zijn. Waar ze zich bevinden. Je kan dat doen op de volgende manieren:
Preview: nadat je het ijs hebt gebroken en je hoofdboodschap in de ring hebt gegooid kan je een tipje van de sluier oplichten van je belangrijkste argumenten. Verklap echter nog niet alles! Een soort preview in een presentatie over treinvertragingen (ik zit in de trein wanneer ik dit artikel schrijf) kan bijvoorbeeld zijn ‘We zitten met een probleem qua stiptheid van de treinen. Ik ga u een zicht geven op de grootte van dit probleem aan de hand van enkele statistieken en getuigenissen van treinreizigers. Daarna geef ik u een beeld van hoe een NMBS met stiptere treinen er zou kunnen uitzien en wat de gevolgen daarvan kunnen zijn. Ten slotte geef ik u een mogelijke oplossing voor dit probleem.
Overgang: de overgang tussen de verschillende punten om je hoofdpunt te ondersteunen. Bijvoorbeeld ‘Tot zover het probleem. Hoe zou een NMBS met stiptere treinen er nu uitzien?’.
Review: een ‘recap’ van je belangrijkste punten. Die maak je net voor je finale conclusie. Als in ‘Ik heb u zonet verteld wat het probleem is met treinen die niet stipt op tijd rijden. Ik heb dat uitgediept aan de hand van enkele statistieken en getuigenissen. Daarna hebben we samen stilgestaan bij een ‘ideale NMBS’, met 100 % stipte treinen. Tot slot heb ik u een oplossing voorgesteld. De conclusie van dit alles is…’.
Nancy Duarte van Duarte Design heeft een nieuw boek gelezen: “Practical Charting Techniques” van Mary Eleanor Spear. Nieuw, ‘t is te zeggen: het is geschreven in 1969. Spear was een befaamde statistica in dienst van overheden, gouverneurs, presidenten,…
Sprekend citaat:
The response to a visual presentation will determine its value.
Volgens haar kwam een presentatie vroeger tot stand door een zeer nauwe samenwerking tussen een communicatie-expert, een graphisch analyst en een tekenaar. Het resultaat van die samenwerking was een presentatie die slechts EEN mogelijke interpretatie had.
Prachtig schema, en het toont exact waarom presentaties vandaag falen. Vroeger waren er drie hoogopgeleide professionals nodig voor één presentatie. Met de komst van Powerpoint en Keynote vallen die rollen samen in één persoon die meestal voor geen van de drie is opgeleid.
The viewer’s first impression upon seeing a chart is vital. Attract him, and you can hold him if your message is clear and concise. Do not clutter up the chart. Trying to tell too much will only confuse the story.
Interessante uiteenzetting gezien op TED (dank u Ben voor de tip): Tom Wujec.
Tom Wujec is een ‘visualisation expert’. Hij helpt bedrijven uit de Fortune 500 in het visualiseren van bedrijfsprocessen, strategieën, e.d. Sinds 2005 is hij elk jaar Op TED te zien geweest met interessante visualisaties. In 2008 maakte hij een schets van elke presentatie die op TED gegeven was. Eén schets, die de essentie van elke presentatie moest vatten.
Volgens Tom Vujec creërt ons brein betekenis door visualisatie. Dat gaat als volgt:
Ons brein onderzoekt beelden door ze te ‘ondervragen’. Wat speelt zich daar af? Wie is dat? Waarom is die daar?
Daardoor verwerkt het brein de informatie selectief.
Door die selectieve verwerking creëert het brein een ‘unified mental model’ dat wordt opgeslagen en onthouden.
Hij trekt hier drie lessen uit:
Gebruik beelden om te verduidelijken wat je communiceert.
Maak die beelden interactief om de breinen van je publiek te betrekken.
Maak dat alles intenser door consistent te blijven in de manier waarop je visualiseert.
Het einde van de vakantie nadert. En dat betekent: vakantiefoto’s kijken. Met de komst van de digitale camera is deze fase van de vakantie nog pijnlijker geworden dan vroeger. Ik herinner mij de eindeloze avonden voor het diascherm na onze vakanties met het gezin naar de Zwitserse Alpen. En toen moest mijn vader nog zuinig zijn met zijn filmpjes. Nu die wegvallen en de digitale camera ons toelaat met duizenden foto’s naar huis te komen worden we regelmatig geconfronteerd met de volle duizend vakantiefoto’s. Zonde hoe een dikwijls prachtige vakantie helemaal niet overkomt als we ze in geuren en kleuren proberen na te vertellen. Een foto zegt weliswaar meer dan duizend woorden, maar één woord is vaak veel draaglijker dan duizend foto’s.
Ik ben zelf net terug van een prachtvakantie met mijn vriendin Tine in Ethiopië. Ik heb een poging gedaan om onze foto’s op een aangename, draaglijke manier te presenteren. Hieronder een paar tips die ik heb toegepast:
Vraag je af wat je aan je publiek wil vertellen. Natuurlijk wil je ze foto’s laten zien, maar waarom? Heb je iets meegemaakt, iets ingezien, iets geleerd? Probeer in één zin te verwoorden wat de kernboodschap is die je aan je publiek wil vertellen.
Hou het simpel. Ik heb in Ethiopië de absurditeit van het leven en de perversiteit van de globalisering gezien. Maar dat kan mijn familie op een barbecue in de tuin met 30 graden niet aan. Ik hield het bij ‘het Ethiopië dat wij gezien hebben is veel mooier, fascinerender en rijker dan het Ethiopië dat de meeste mensen kennen uit de media’.
Selecteer de beste foto’s die effectief een bijdrage leveren aan de boodschap die je wil brengen. Foto’s van onze hotelkamers vielen uit de boot, want die waren wel leuk, maar hadden niks te maken met onze boodschap. Of andere foto’s brachten die boodschap veel effectiever.
Breng er structuur in. Werk niet de éne foto na de andere af, maar rangschik ze zodat ze je boodschap perfect ondersteunen. Bekijk het alsof je een bepaald concept stap voor stap uitlegt. Zo besloten wij eerst een algemeen beeld te geven van Ethiopië en een aantal foto’s thematisch te bundelen (geografie, volkeren, religie, flora, fauna, geschiedenis, koffie) alvorens we een chronologisch overzicht van onze reis gaven.
Plaats meerdere foto’s op één slide. Mijn vader kon vroeger de éne dia na de andere tonen van close-ups van Alpenbloemen. Wij wilden vertellen dat de flora in Ethiopië prachtig en divers is, en maakten een collage van de mooiste bloemenfoto’s op één slide. Denk er wel aan dat alle foto’s op één slide één en slechts één boodschap mogen geven.
Verwerk er een verhaal in. Verhalen beklijven meer. Als je kan, presenteer dan je foto’s als één groot verhaal, maar doe dat enkel als het ook écht een verhaal waardig is (met een antagonist en een climax bijvoorbeeld). Als dat niet lukt, selecteer dan een tweetal verhalen uit je reis. Wees ook hier selectief in. Niets is zo leuk als een verhaal, maar niets is zo vervelend als de éne anecdote na de andere.
Gebruik visuele hulpmiddelen. Een kaart van het land bijvoorbeeld, doet wonderen om het verhaal in de hoofden van de mensen een plaats te geven. Nieuwe kennis zoekt altijd een aansluitingspunt met wat we al weten in onze hersenen, en een kaart is daar het perfecte middel voor.
Hou het kort. Bedenk dat je publiek een aandachtsspanne van 20 minuten heeft. Zorg er dus voor dat je het op die tijd kan afwerken.
Hou wat achter de hand. Het zou kunnen dat iemand je achteraf vraagt ‘en in wat voor hotels sliepen jullie dan?’. Hou daarom voor de mensen die meer willen een wat meer uitgebreide set achter de hand. Een fotoboek, of desnoods je volledige foto-verzameling op je computer. Maar zorg er in elk geval voor – uit respect voor je publiek – dat zij in dat geval aan het stuur zitten. Geef het fotoboek of de computer in hun handen, zodat ze zelf kunnen bepalen waar ze langer bij stilstaan.
Voor de nieuwsgierigen: hieronder vind je onze foto-presentatie van Ethiopië. De verhalen moet je er zelf bij denken want die vertelde ik er natuurlijk live bij. Of ik kom ze je zelf vertellen. Ik garandeer je dat het niet meer dan 20 minuten duurt.
Guy Kawasaki is een venture capitalist. Een Amerikaanse investeerder in start-ups, jonge, innovatieve ondernemingen. Zelf heeft hij carrière gemaakt als de minst bekende derde man achter het Apple-verhaal. Naast de twee Steves stond Guy Kawasaki mee aan de wieg van een revolutionair product dat de wereld van de personal computers veranderde. Momenteel is hij de goeroe van de jonge ondernemer en blogt hij de wereld een nieuwe revolutie toe op zijn weblog ‘How to Change the World. A practical blog for impractical people‘.
Als venture capitalist krijgt Guy Kawasaki maandelijks ontelbare start-ups over de vloer, op zoek naar fondsen om ‘van de grond te komen’. Een beetje Idool-gewijs aanhoort Guy dan hun pitches, waarin ze hun product/idee verkopen. Net zoals er bij Idool ontelbare loosers zitten, flopt ook menig ondernemer in zijn pitch. Vanuit zijn ervaring heeft Guy een boek geschreven: The Art of the Start. En daarin adviseert hij de 10/20/30 regel in de presentatie van je idee/product.
Tien slides
Je mag jezelf gelukig prijzen als je publiek één ding meeneemt uit je presentatie: wat je organisatie doet. Als je daarin slaagt ben je beter dan 90 % van je concurrenten. Het gaat om ‘genoeg’ presenteren, niet alles. ‘Genoeg’ betekent: genoeg voor de volgende stap (een meeting met de partners in het bedrijf, een kleine eerste verkoop, een pilot,…). Het doel van een pitch is interesse wekken, geen deal sluiten. Maximum 10 slides dus, bijvoorbeeld voor een verkoopspresentatie:
Titel (naam van je organisatie, jouw naam, contactgegevens)
Probleem (leg het probleem uit waarop jij een antwoord biedt, met als doel buy-in bij je publiek)
Oplossing (leg uit hoe je dit probleem oplost en welke betekenis je creëert)
Sales Model (leg uit wat je verkoopt)
Onderliggende Magie (het geheim ingrediënt, de technlogie, de magie achter je oplossing)
Demo (indien mogelijk, geef een demo van je product of dienst)
Competitie (voorzie een volledig overzicht van de competitie in je business)
Management Team (beschrijf de belangrijkste spelers in je management team, alsook je investeerders)
Volgende Stappen (een call to action, bijvoorbeeld een pilot, een test installatie,…)
20 minuten
De meeste meetings zijn voorzien op 1 uur. 20 minuten voor je presentatie voorzien is daarom optimaal. Zo heb je 20 minuten ruimte indien de vorige meeting is uitgelopen. En heb je achteraf 20 minuten voor discussie. Dit geldt voor alle presentaties. Het is onmogelijk 45 slides in 1 uur te overlopen, tenzij de meeting heel erg slecht gaat.
I don’t care if you sell dog food, permanent life, nano particles, optical components, or the cure for cancer: 10 slides and 20 minutes is al you get.
30-punten lettertype
Deze tip geldt voor elke slide die je ontwerpt. Leg één punt per slide uit. Alle andere text en bullets moeten dat punt ondersteunen. Omdat mensen sneller kunnen lezen dan jij kan praten, zullen ze vooruit lezen als je teveel detail op je slide zette en niet meer naar je luisteren.
Eén van de cruciale overwegingen die elke presentator dient te maken als hij op een podium staat is: wat is het voordeel van mijn verhaal voor mijn publiek. Al te veel focussen wij op hoe geniaal en complex ons verhaal/idee/product is. Natuurlijk is dat interessant, maar als je publiek daar geen enkel voordeel in kan zien voor zichzelf, persoonlijk, dan kan je beter je mond houden. Denk aan presentaties voor kiezers (politieke partijen), opdrachtgevers (consultants), kopers (verkopers), geldschieters (start-ups),… In de perceptie van degene die je wil bereiken primeren ‘benefits’ op ‘features’.
Een voorbeeld uit Amerika: een netwerk-operator heeft een nieuw netwerk bedacht, 4G. In hun media-campagne zouden ze kunnen vertellen hoe genieus dat netwerk is, hoeveel beter het is dan het 3G-netwerk, hoeveel megabytes je kan transfereren per seconde,… Maar mensen geven niet om ‘features’, ze geven om ‘benefits’. In plaats van te focussen op wat hun netwerk kan doen, focussen ze op wat mensen kunnen doen op hun netwerk. Een cruciale nuance.
Opnieuw een toonaangevende presentator: Lawrence Lessig, CEO van Creative Commons. Lessig heeft een heel aparte manier van presenteren, waarin zijn slides zonder twijfel (1) niet meer en niet minder dan ondersteunend materiaal zijn en (2) absoluut een visuele meerwaarde zijn die emotie en identificatie toevoegt aan zijn verhaal. Kijk zelf maar:
Een beeld zegt meer dan 1000 woorden. Dat weten we ondertussen allemaal. Wanneer je dus in een presentatie over bijvoorbeeld armoede niet enkel wilt informeren maar je publiek ook emotioneel raken, dan gebruik je best beelden van het probleem – foto’s van mensen in benarde situaties. Je hebt woorden nodig om te informeren en het verhaal te vertellen, maar je hebt beelden nodig om aandacht te trekken en je boodschap te doen plakken, toch? Niet noodzakelijk. Dynamische, of bewegende letters zijn een krachtige en creatieve manier om emotie toe te voegen, een gemoedstoestand te creëren, dingen te benadrukken, enz. op een manier die een verhaal versterkt op een super visuele manier door enkel letters en beweging te gebruiken.
Presentaties hebben een nauwere relatie met reclameborden dan enig ander medium. Pendelaars die langs een reclamebord rijden moeten de informatie zeer snel verwerken. Stel je een reclamebord vol bullets voor: bestuurders zouden crashen terwijl ze er iets uit proberen op te maken.
Prachtig schema, en het toont exact waarom presentaties vandaag falen. Vroeger waren er drie hoogopgeleide professionals nodig voor één presentatie. Met de komst van Powerpoint en Keynote vallen die rollen samen in één persoon die meestal voor geen van de drie is opgeleid.
Het einde van de vakantie nadert. En dat betekent: vakantiefoto’s kijken. Met de komst van de digitale camera is deze fase van de vakantie nog pijnlijker geworden dan vroeger. Ik herinner mij de eindeloze avonden voor het diascherm na onze vakanties met het gezin naar de Zwitserse Alpen. En toen moest mijn vader nog zuinig zijn met zijn filmpjes. Nu die wegvallen en de digitale camera ons toelaat met duizenden foto’s naar huis te komen worden we regelmatig geconfronteerd met de volle duizend vakantiefoto’s. Zonde hoe een dikwijls prachtige vakantie helemaal niet overkomt als we ze in geuren en kleuren proberen na te vertellen. Een foto zegt weliswaar meer dan duizend woorden, maar één woord is vaak veel draaglijker dan duizend foto’s.
Guy Kawasaki is een venture capitalist. Een Amerikaanse investeerder in start-ups, jonge, innovatieve ondernemingen. Zelf heeft hij carrière gemaakt als de minst bekende derde man achter het Apple-verhaal. Naast de twee Steves stond Guy Kawasaki mee aan de wieg van een revolutionair product dat de wereld van de personal computers veranderde. Momenteel is hij de goeroe van de jonge ondernemer en blogt hij de wereld een nieuwe revolutie toe op zijn weblog ‘
